Gagner du temps
La règle des deux minutes
Si une tâche vous demande moins de deux minutes, faites-la de suite. Si elle vous prend plus de deux minutes, notez-la (sur votre PDA si vous êtes high-tech ou sur un cahier si vous êtes « low-tech »). Ainsi vous pourrez y revenir quand vous le souhaitez, sans pour autant l'oublier.
La règle des cinq niveaux de rangement
Un objet a plus de chance de revenir à sa place s'il faut moins de 5 gestes pour le faire. Alors, simplifiez votre système de classement au maximum.
Etiquetez tout
Première raison : vous respecterez davantage votre système de rangement
Deuxième raison : comme les étiquettes seront lisibles, vous pourrez déléguer plus facilement.
Plus d'excuses comme « ça va plus vite si je le fais moi-même », sous-entendant : « impossible de s'y retrouver sur mon bureau ».
Créez un répertoire « en attente de »
Créez un répertoire numérique et une chemise “en attente de”. regroupant les informations que vous avez déléguées et pour lesquelles vous attendez une réponse de vos interlocuteurs.
Parcourez-en le contenu une fois par jour pour être sûr de relancer à temps si nécessaire.
Date-limite = agenda
Seules les tâches à réelle date-limite doivent figurer sur votre agenda. Tout ce que vous y notez en pensant « ce serait bien que je le fasse cette semaine » risque d'être repoussé de jour en jour. Sans compter que si vous n'avez pas eu le temps de les faire, ces tâches sont à recopier d'une semaine sur l'autre. Avec la sensation désagréable de ne pas avoir avancé.
Loin des yeux, loin du coeur
Placez les objets dont vous vous servez le plus souvent le plus près de vous. Cela semble évident, pourtant 80% des cadres utilisent le premier tiroir de leur bureau pour y stocker du ... bazar, gâchant ainsi un espace utile.
Les mondes parallèles
Pour retrouver plus vite l'information que vous cherchez, quel que soit son support, veillez à ce que vos dossiers physiques et numériques portent le même nom.
Ainsi, n'importe quel document relatif au projet X, qu'il s'agisse d'un mail, d'un fax ou d'une brochure sera forcément au bon endroit.
Eviter la « collectionite »
Si vous avez tendance à collectionner les revues professionnelles, les journaux (sans avoir le temps de les lire) et que tout ceci déborde, fixez-vous un nombre d'exemplaires maximum . Jetez impitoyablement un ancien numéro lorsqu'un nouveau arrrive.
Utilisez vos mini-temps d'attente
Lorsque vous avez rendez-vous et que votre interlocuteur tarde à venir, mettez à profit ces quelques instants d'attente pendant lesquels vous pouvez être interrompu d'un instant à l'autre : mettez à jour votre répertoire, saisissez quelques cartes de visite, complétez votre auto-formation à votre nouveau PDA, ou encore lisez un article de la presse professionnelle.
Connaître son rythme
Etes-vous du soir ou du matin ? Repérez votre propre rythme car une tâche complexe peut s'avérer prendre beaucoup plus de temps si vous vous retrouvez à devoir l'effectuer lorsque votre énergie est la plus basse.
Isolez-vous
Tentez de vous isoler pendant 1 h 30 chaque jour pour effectuer les tâches de réflexion qui demandent de la concentration. Basculez votre poste téléphonique et votre portable sur messagerie, fermez votre porte et refusez autant que possible les sollicitations. A vous de repérer quel est le meilleur moment de la journée pour le faire.
Maîtrisez les réunions
Demandez à obtenir tous les éléments avant la réunion et prenez le temps d'en prendre connaissance. Du coup, la réunion sera un réel moment de prise de décision. Vous en maîtriserez mieux la durée et le contenu.